AHOVOKS: “’Hang jullie karretje eens aan ons verhaal’, zei StreetwiZe”

Posted on 04-06-2018

“De manier waarop StreetwiZe de workshops voedt, dwingt medewerkers om uit hun automatismen te stappen. Onze mensen nemen nu initiatief en verantwoordelijkheid op voor zichzelf.” Ward Dejaegher van AHOVOKS vertelt over een jaar StreetwiZe-ervaring.

Een woordje uitleg bij de les. AHOVOKS staat voor ‘Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen’ en is een van de twee uitvoerende agentschappen binnen het Vlaams ‘Ministerie van Onderwijs en Vorming’. De AHOVOKS-mensen regelen de betaling van de werkingsmiddelen en lonen voor het hoger onderwijs en het volwassenenonderwijs, en alles rond studiebeurzen, eindtermen en kwalificatiestructuur, de erkenning van een buitenlands diploma, de Examencommissie Secundair Onderwijs (middenjury) en het toelatingsexamen voor de artsen- en tandartsenstudie. 260 ambtenaren en een honderdtal mensen in andere statuten werken er. In de examencommissies zijn ook nog eens een 200-tal externen actief. 

“Onze interne profielen zijn heel divers”, bevestigt Ward Dejaegher. Ward is HR business partner van het agentschap. “Dossierbehandelaars, beleidsmedewerkers, technici, communicatiemensen,… Het hele gamma is aanwezig. Van de ene verwacht je expertise. Van de andere verbindende kracht. Maar als we onze doelstelling als agentschap en als overheid willen realiseren zal iedereen ook mee aan de kar moeten trekken, initiatief moeten nemen… We hebben mensen nodig die onze visie aanvoelen en kunnen vertalen in concrete acties… Kortom, mensen die ondernemend zijn.” 

Digitale disruptie 

De overheid is al flink opgeschoten qua digitalisering. Maar tot nu is het vooral gegaan over het digitaal ondersteunen van de bestaande werking. De nieuwe digitaliseringsgolf die er nu aankomt, is van een heel ander allooi. Ward Dejaegher: “Sommige processen kunnen al volledig automatisch verlopen. Tot voor een paar jaar hadden onze medewerkers een toepassing waarin ze elk aanvraag voor een studietoelage persoonlijke behandelden. Vandaag behandelt deze toepassing een op drie aanvragen zelf. Dit brengt een ander soort druk op het personeelskader met zich mee. Je hebt gespecialiseerde mensen nodig om deze systemen te ontwikkelen en te onderhouden. Maar ook de klassieke functie van dossierbehandelaar wordt uitdagender: die moet kunnen oplossen wat niet geautomatiseerd kan worden. De deskundigheid van deze mensen moet aangevuld worden met een goeie dosis creativiteit en ondernemerschap. Iemand moet die automatisering bouwen. De controletaak is helemaal anders. Leidinggeven is helemaal anders. Heel veel mensen die hun proces gewoon zijn moeten evolueren in een context waar werk verdwijnt en nieuw werk ontstaat... Van leidinggevenden op alle echelons wordt verwacht dat ze veel sturen op resultaten en vertrouwen.”

De digitalisering is volgens Dejaegher maar één van de vectoren van verandering. Een tweede vector is de verwachting van de lerende zelf die sterk evolueert. “Mensen gaan een jaar hier studeren en een volgend jaar daar. Zezitten aan het stuur van hun studieloopbaan en combineren wat hen persoonlijk past. Ze zappen tussen curricula, gaan naar de examencommissie of online studeren op zeg maar Harvard. De flexibiliteit in het leertraject wordt veel groter. En men wil erkenning voor elke verworven competentie.” Een derde vector is de nieuwe rol van de overheid: “De overheid heeft het allang niet meer alleen voor het zeggen. Er zijn veel andere stemmen. We moeten veel meer communiceren, veel meer verbindend werken, netwerken, luisteren en de klant centraal zien.”

 

De hamvraag

‘Met welke vraag zijn jullie naar StreetwiZe gestapt?’, vraag ik. “De eerste vraag was om mensen skills en durf bij te brengen”, antwoordt Ward Dejaegher. “Van iedereen wordt verwacht dat die mee richting aangeeft, initiatief neemt, verantwoordelijkheid opneemt. Maar voor heel veel mensen is dat altijd heel moeilijk geweest. Wat we ook wilden: vanuit de organisatie onze verwachting helder krijgen. We wilden duidelijk laten zien dat we het appreciëren als je opstaat en zegt ‘Ik heb een idee’. We wilden een kader dat ideeën losmaakt en waar ideeën worden gerealiseerd. Bij sommige mensen was het gevoel nog altijd ‘Als ik mijn hoofd uitsteek, dan gaat het eraf’. Duidelijk laten zien dat we net wel initiatief verwachten, daar ging het ook om.”

Ik vraag Dejaegher waarom StreetwiZe als partner geselecteerd werd. “In de selectieronde waren de mensen van StreetwiZe de enigen die ons zegden: ‘We brengen het verhaal van de straatkinderen en hún street skills. Hangen jullie je karretje daar eens aan. Dat is iets helemaal anders dan een consultant die zegt: ‘Ik spring op jullie kar en rijd mee’. Dan loop je het risico gewoon in de oude richting verder te rijden.” 

StreetwiZe bouwde een programma op maat. Van februari tot juni 2017 werden workshops georganiseerd over de vier street skills ‘positieve focus’, ‘wendbaarheid en veerkracht’, ‘proactieve creativiteit’ en ‘coöperatieve competitie’. 280 medewerkers doorliepen dat traject. Iedereen heeft minimaal drie street skill-workshops gevolgd. Leidinggevenden en management gingen dieper en volgden een intensiever traject met street skill-workshops en ook nog een reeks technieken als pitching en storytelling. “Iedereen begreep heel snel dat je de street skills zo in de job kunt gebruiken’”, zegt Ward Dejaegher. “En dit vind ik ook sterk: mensen gaan hun rol binnen de organisatie op een nieuwe manier bekijken. Door de manier waarop StreetwiZe de workshops voedt worden medewerkers gedwongen om uit hun klassieke rol en automatismen te stappen.”

Het beeld van de straatkinderen maakt nadenken over verandering veilig voor de medewerkers, zegt Ward Dejaegher: “Het beeld van de straatkinderen doet je uit de context van de organisatie stappen. Dat werkt heel relativerend en rustgevend. Je roert niet langer in de pot waar misschien al heel veel in geroerd is. Door te redeneren in een beeld dat buiten de organisatie ligt, kom je los van de interne mechanismen en kun je de vraag stellen: ‘Wat is er nodig? Wat kan ik zelf doen?’”

Van alle vier street skills is ‘positieve focus’ degene die Ward Dejaegher het sterkst is bijgebleven. “’Positieve focus’ wordt door de mensen ook het vaakst naar boven gehaald tijdens vergaderingen. Het is ook een term die gemakkelijk blijft hangen.” 

Innovatielab

Een street skill aanleren is één. Deze toepassen is twee. Wie tijdens de workshopsessies een idee formuleerde kreeg de uitnodiging om in een innovatielab te stappen. In zo’n innovatielab worden de verzamelde ideeën samen met de StreetwiZe-coaches uitgewerkt. Er kwamen een tiental zeer concrete veranderingsprojecten naar boven. Aan die eigen projecten is ook zes maanden gewerkt, van juni 2017 tot januari 2018. “Alle realisaties zijn voorgesteld aan de directie en de collega’s, op onze luisterrijke agentschapsdag begin dit jaar. Elke projectgroep is in the picture gezet. En de aanvaarde projecten worden uitgerold… Er waren ook projecten bij die men van bovenaf niet helemaal zag zitten… Maar als dat zo was, kregen de mensen een reden waarom te horen en zijn ze evengoed in de bloemetjes gezet. Er is een groep die eerst een njet kregen maar gewoon een ander idee is gaan verzinnen dat nadien wel is aanvaard. Er is ook een groep mensen die een manier uitwerkt om structureel innovatietijd vrij te maken en de innovatielabs te herhalen.”

Is er een duidelijke ‘voor’ en ‘na’, vraag ik nog? “Voordien was men toch terughoudend of eerder voorzichtig om een verbeteridee naar voren te brengen. Nu zie je heel vaak mensen bij hun ‘overste’ binnenstappen en zeggen ‘Hey, ik dacht hieraan… Hoe pak ik dat best aan?’ 10 procent van de mensen heeft aan het innovatielab meegedaan. Dat is maar 10% van de mensen. Maar qua aantal ambassadeurs kan dat tellen. Iedereen weet nu dat die de kans krijgt om voor een idee te gaan. De komende twintig jaar zal er nog meer veranderen dan de voorbije twintig jaar. Deze campagne is erin geslaagd om mensen duidelijk te maken dat ze de verandering niet zomaar moeten ondergaan. Het is ook nu ook duidelijk dat we het heel erg appreciëren als je zegt ‘Ik heb daar een visie op en zou daar graag aan meewerken’. Er zijn mensen die altijd al een carrièreplan hadden. Maar wie dat tot nu nog niet had, heeft daar het afgelopen jaar wel over nagedacht. 

Sterk betrokken 

“Ze hebben me ‘s avonds en tot in het weekend toe gebeld, om toch nog eens te overleggen en te verbeteren, altijd op een professionele en warme manier. Die wisselwerking heb ik tot nu weinig gekend bij vormingsorganisaties, voor zover je StreetwiZe zo kunt typeren. Er is continu meegedacht en op maat van de organisatie bijgeschaafd naar het resultaat toe. Onze coaches waren ook aanwezig op onze Agentschapsdag, ook al werd dat niet verwacht. Ze wilden het werk netjes afmaken, met nog wat aanbevelingen daar bovenop. Het feit dat ze nu iemand sturen om ons te interviewen, dat zegt veel.